Organizar un evento de empresa se parece bastante a una mudanza: todo el mundo cree que se hace en un fin de semana y todo el mundo se equivoca. La diferencia es que una mudanza mal hecha la sufres tú, y un evento mal hecho lo ven tus clientes.

Empiece por el para qué, no por el dónde

La primera pregunta no es en qué sala se hace. Es qué tiene que pasar para que el evento haya merecido la pena. Que los clientes conozcan un producto. Que la plantilla se vea las caras. Que salga en el periódico. Que se firmen acuerdos. Según la respuesta, cambia el formato, el sitio y hasta la hora.

Un evento sin objetivo se reconoce enseguida: es el que tiene un cóctel muy bueno y nadie recuerda de qué iba.

Cuánta antelación hace falta de verdad

• Una presentación o una rueda de prensa: dos o tres semanas pueden bastar.
• Una inauguración o una jornada con ponentes: de uno a dos meses.
• Un congreso con varias salas, ponentes de fuera y alojamiento: de tres a seis meses.

El cuello de botella casi nunca es la organización: son los espacios. Los buenos se reservan con meses de antelación y en una ciudad como Zamora no hay veinte alternativas.

Presupueste por partidas, no a bulto

Un presupuesto de “evento completo: X euros” no sirve para decidir nada. Uno por partidas —espacio, catering, audiovisuales, azafatas, imprenta, fotografía— te permite ver qué pesa, qué se puede recortar y qué no. Y cuando alguien propone añadir algo a mitad de camino, se sabe exactamente cuánto cuesta ese algo.

La escaleta: el documento que salva el día

Una escaleta es el guion del evento minuto a minuto: a qué hora abre la puerta, cuándo entra el primer ponente, cuándo se sirve el café, quién avisa al técnico. Parece burocracia hasta el primer imprevisto. Entonces es lo único que evita que quince personas se miren entre ellas esperando a que alguien decida.

Lo que casi siempre se olvida

• Quién recibe a los invitados en la puerta. Sin esto, la primera impresión es un vestíbulo vacío.
• El plan B si llueve, si falla el proyector o si el ponente pierde el tren.
• Las fotos. Al día siguiente hacen falta y ya no se pueden hacer.
• Qué se hace con lo que sobra: el material, la cartelería, el catering.
• Avisar a los medios con tiempo, si se quiere que el evento se cuente fuera.

Y después del evento

Un evento no termina cuando se van los invitados. Termina cuando se ha enviado la nota de prensa, se han compartido las fotos, se ha agradecido a quien vino y se ha anotado qué salió mal para no repetirlo. Esa última media hora de trabajo es la que hace que el siguiente sea más fácil.